tiandiyiqi/invoice-organizer

发票整理器

此技能无需手动操作，即可将杂乱的发票、收据和财务文件夹转化为干净、税务准备就绪的归档系统。

何时使用此技能

• 准备税务季节，需要有组织的记录
• 管理多个供应商的商业支出
• 从杂乱的文件夹或邮件下载中整理收据
• 为持续的记账设置自动发票归档
• 按年份或类别归档财务记录
• 核对费用以进行报销
• 为会计师准备文档

此技能的作用

1. 读取发票内容：从 PDF、图像和文档中提取信息：

   • 供应商/公司名称
   • 发票号码
   • 日期
   • 金额
   • 产品或服务描述
   • 付款方式

2. 一致地重命名文件：创建标准化的文件名：

   • 格式：YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品或服务.pdf
   • 示例：2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf

3. 按类别组织：分类到逻辑文件夹：

   • 按供应商
   • 按支出类别（软件、办公、出差等）
   • 按时间段（年、季度、月）
   • 按税务类别（可扣除、个人等）

4. 处理多种格式：支持：

   • PDF 发票
   • 扫描收据（JPG、PNG）
   • 邮件附件
   • 截图
   • 银行对账单

5. 保留原件：在组织副本时保留原始文件

如何使用

基本使用

导航到杂乱的发票文件夹：

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

然后询问 Claude Code：

整理这些发票用于税务

或更具体地说：

读取此文件夹中的所有发票，将它们重命名为
"YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品.pdf" 格式，
并按供应商组织

高级组织

整理这些发票：
1. 从每个文件中提取日期、供应商和描述
2. 重命名为标准格式
3. 按支出类别（软件、办公、出差等）分类到文件夹
4. 为我的会计师创建一个包含所有发票详细信息的 CSV 电子表格

说明

当用户请求发票组织时：

1. 扫描文件夹

   识别所有发票文件：

   # 查找所有发票相关文件
   find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
   

   报告发现：

   • 文件总数
   • 文件类型
   • 日期范围（如果可以从名称中辨别）
   • 当前组织状态（或缺乏组织）

2. 从每个文件中提取信息

   对于每张发票，提取：

   从 PDF 发票：

   • 使用文本提取读取发票内容
   • 查找常见模式：
     • "发票日期："、"日期："、"签发日期："
     • "发票 #："、"发票号码："
     • 公司名称（通常在顶部）
     • "应付金额："、"总计："、"金额："
     • "描述："、"服务："、"产品："

   从图像收据：

   • 从图像中读取可见文本
   • 识别供应商名称（通常在顶部）
   • 查找日期（常见格式）
   • 找到总金额

   对于不清晰文件的备选方案：

   • 使用文件名线索
   • 检查文件创建/修改日期
   • 如果缺少关键信息，标记为手动审核

3. 确定组织策略

   如果未指定，询问用户偏好：

   我找到了 [X] 张来自 [日期范围] 的发票。
   
   你希望如何组织它们？
   
   1. **按供应商**（Adobe/、Amazon/、Stripe/ 等）
   2. **按类别**（软件/、办公用品/、出差/ 等）
   3. **按日期**（2024/Q1/、2024/Q2/ 等）
   4. **按税务类别**（可扣除/、个人/ 等）
   5. **自定义**（描述你的结构）
   
   或者我可以使用默认结构：年/类别/供应商
   

4. 创建标准化的文件名

   对于每张发票，按照以下模式创建文件名：

   YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 描述.扩展名
   

   示例：

   • 2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf
   • 2024-01-10 Amazon - 收据 - 办公用品.pdf
   • 2023-12-01 Stripe - 发票 - 月度支付处理.pdf

   文件名最佳实践：

   • 删除特殊字符（连字符除外）
   • 正确大写供应商名称
   • 保持描述简洁但有意义
   • 使用一致的日期格式（YYYY-MM-DD）以便排序
   • 保留原始文件扩展名

5. 执行组织

   在移动文件之前，显示计划：

   # 组织计划
   
   ## 建议的结构
   

   Invoices/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Services/ │ └── Office/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Services/ └── Office/

   
   ## 样本更改
   
   之前：`invoice_adobe_march.pdf`
   之后：`2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf`
   位置：`Invoices/2024/Software/Adobe/`
   
   之前：`IMG_2847.jpg`
   之后：`2024-02-10 Staples - 收据 - 办公用品.jpg`
   位置：`Invoices/2024/Office/Staples/`
   
   处理 [X] 个文件？（是/否）
   

   批准后：

   # 创建文件夹结构
   mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe"
   
   # 复制（不要移动）以保留原件
   cp "invoice_adobe_march.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf"
   

6. 创建摘要（如果需要）

   生成包含所有整理文件的 CSV 或摘要：

   文件名,日期,供应商,描述,金额,类别
   2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf,2024-03-15,Adobe,Creative Cloud,$54.99,Software
   2024-02-10 Staples - 收据 - 办公用品.jpg,2024-02-10,Staples,办公用品,$23.47,Office
   

提示

• 备份原始文件：始终复制而不是移动，直到确认组织正确
• 测试小批量：首先用少量文件测试流程
• 使用描述性名称：更好的文件名使未来查找更容易
• 保持一致：对所有文件使用相同的命名约定
• 考虑你的税务情况：按税务类别组织可以在报税时节省时间

故障排除

问题：无法从图像中读取文本

解决方案：

• 确保图像清晰且光线充足
• 尝试使用 OCR 工具
• 如果文本不可读，手动输入信息

问题：缺少关键信息

解决方案：

• 检查原始文件或邮件
• 使用文件修改日期作为近似发票日期
• 在 CSV 中标记为"待定"，以便手动审核

问题：供应商名称不一致

解决方案：

• 创建供应商名称标准化映射
• "Adobe Systems" 和 "Adobe Inc." 都映射到 "Adobe"
• 用户可以在流程中确认名称

问题：日期格式不一致

解决方案：

• 标准化为 YYYY-MM-DD
• 识别常见格式（MM/DD/YYYY、DD/MM/YYYY 等）
• 在转换前询问用户日期格式偏好