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Vorderland Vault — Wissen ins Team pushen

Was das Vault ist

Das Vorderland Vault ist ein interner technischer Support-Assistent — ein spezialisiertes RAG-System (Qdrant) das operatives Fach- und Systemwissen des Bauamts Vorderland buendelt und per Chat abfragbar macht. Kein allgemeiner Chatbot, sondern ein Support-Desk fuer die Systeme und Prozesse die taeglich genutzt werden.

Zielgruppe:

1. Sven selbst — Wissenssicherung: "Wie hab ich das vor 3 Jahren gemacht?"
2. Kollegen (30+) — Self-Service statt Sven fragen: "Wie mach ich X in V-DOK?"
3. Kevin / zukuenftige Entwickler — technische Dokumentation der gebauten Loesungen

Was ins Vault gehoert

| Kategorie | Beispiele | |---|---| | Anleitungen | Wie erstelle ich ein Ausgangsstueck in V-DOK? Wie konfiguriere ich einen Layer in WebOffice? | | Troubleshooting | Ausgangsstueck laesst sich nicht abfertigen → Adressat fehlt | | Konfigurationswissen | Einstellungen in VertiGIS FM, SharePoint Mailbox-Config | | Prozesse | Wann muessen DKM-Stichtagsdaten aktualisiert werden? Wo kommen Daten vom Land? | | Selbst gebaute Loesungen | Wie funktioniert die Power Apps Stundenerfassung? Power Automate Flow-Aufbau | | Datenquellen | Wo finde ich Daten fuer diesen WebOffice-Layer? Welche Access-DB gehoert wozu? | | Workarounds & Fallen | Komma/Punkt in Power Apps, OneDrive Non-Breaking Spaces |

Was NICHT ins Vault gehoert

• Persoenliche Reflexionen, Fuehrungsphilosophie, Haltung
• KI/RAG-Architektur-Wissen (Meta-Wissen ueber das Vault selbst)
• Strategie, Governance-Ueberlegungen
• Allgemeinwissen (kann jeder LLM beantworten)

Faustregel fuer Vault-Scan: Wuerde ein Kollege das fragen? Oder wuerde Sven das in 3 Jahren nachschlagen? → Vault. Ist es Reflexion, Strategie, Meta-Wissen? → Nur Brain.

Inbox-Pfade

Pfade aus ~/.claude/vaultkeeper.local.md lesen (YAML-Frontmatter Feld vault_inbox).

Fallback-Erkennung:

• Mac: /Users/svenhorvath/Library/CloudStorage/OneDrive-RegionVorderland-Feldkirch/Claude/Dev/vorderland-vault/docker/shared/inbox
• Windows: C:\Users\horvaths\OneDrive - Region Vorderland-Feldkirch\Claude\Dev\vorderland-vault\docker\shared\inbox

Inbox-Format: JSON

Alle Inhalte werden als einzelne .json Dateien in die Inbox geschrieben. Text und Metadaten in einer Datei — keine separaten Sidecar-Dateien.

Details zum Schema: siehe references/sidecar-format.md

Kommando: Vault Push

Wenn der User → Vault: [inhalt] oder /vaultkeeper:vault [inhalt] sagt:

Eine .json Datei erstellen (YYYY-MM-DD-[kebab-titel].json):

WICHTIG: KEIN FELD DARF LEER BLEIBEN. Alle Werte aus dem Inhalt ableiten.

{
  "dokument_id": "[YYYY-MM-DD-kebab-titel]",
  "title": "[klarer, beschreibender Titel]",
  "document_type": "[aus Inhalt ableiten — siehe Regeln unten]",
  "bereich": "[aus Inhalt ableiten — siehe Regeln unten]",
  "abteilung": "BAV",
  "verantwortlich": "Sven Horvath",
  "erstellt_am": "[heutiges Datum: YYYY-MM-DD]",
  "geprueft_am": "[heutiges Datum: YYYY-MM-DD]",
  "berechtigung": "alle",
  "content": "[Titel]\n================================================================================\n[Inhalt — vollstaendig, kein Informationsverlust]\n\nSchlagworte: [relevante Suchbegriffe, Synonyme, Abkuerzungen]"
}

dokument_id: Identifiziert das Quelldokument. Bei Vault Push (einzelne Zettel) = gleich wie Dateiname ohne .json. Max 1.500 Zeichen im content-Feld (jede JSON = ein Chunk in Qdrant, n8n splittet nicht mehr). Kleinere Chunks liefern praezisere Suchergebnisse bei Faktenfragen (RAG Best Practice: 256-512 Tokens).

document_type ableiten:

• faq — Frage + Antwort, Problemloesung, "wie mache ich X"
• anleitung — Schritt-fuer-Schritt Vorgehen, Prozessbeschreibung
• zettel — Einzelne Erkenntnis, Konzept, Notiz
• protokoll — Meeting, Besprechung, Entscheidung
• prozess — Wiederkehrender Ablauf, Workflow
• referenz — Nachschlagewerk, Glossar, Faktenwissen

bereich ableiten:

• v-dok — V-DOK, Akten, Schriftstuecke, Abfertigen, Reinschrift
• ki — KI, ChatGPT, Claude, Automatisierung, Prompt
• sharepoint — SharePoint, Teams, OneDrive, Microsoft 365
• power-platform — Power Apps, Power Automate, Power BI
• n8n — n8n, Workflows, Automation, Webhooks
• gis — VertiGIS, WebOffice, GIS, Karten, Geodaten
• governance — IT-Governance, Security, DSGVO, Richtlinien
• bauamt-allgemein — alles andere, allgemeine Bauamt-Prozesse
• digitalisierung — Digitalisierungsprojekte, Transformation

Danach Hinweis: "Dashboard (localhost:8501) → Import & Status → Einpflegen"

Kommando: Vault Scan

Wenn der User → Vault scan oder /vaultkeeper:vault-scan sagt:

1. Alle Zettel in SvenBrain/05-Zettelkasten/ lesen
2. Jeden Zettel gegen die Vault-Kriterien pruefen:
   • JA: Anleitungen, Troubleshooting, Konfigurationen, Prozesse, Workarounds, Datenquellen, selbst gebaute Loesungen — alles was ein Kollege fragen wuerde oder Sven in 3 Jahren nachschlagen muesste
   • NEIN: Persoenliche Reflexionen, Strategie, Fuehrung, KI/RAG-Architektur-Meta-Wissen, Haltung
   • Vault-relevante Domaenen: V-DOK, WebOffice, VertiGIS FM, Power Platform, SharePoint, n8n, DKM, Bauamt-Prozesse
3. Kandidaten mit kurzem Grund auflisten
4. Auf Bestaetigung warten
5. Bestaetigte Zettel als .json in die Inbox schreiben (gleiches Schema wie Vault Push)

Kommando: Dokument vorbereiten

Wenn der User Dokumente (PDF, XLSX, DOCX) fuer die Ingestion aufbereiten will:

Claude liest das Dokument selbst (multimodal) und extrahiert den kompletten Inhalt. Kein Python-Script — Claude versteht Kontext, Tabellen, Grafiken nativ.

Details zum Ablauf: siehe Command /vaultkeeper:prepare-dokument. Details zum Format: siehe references/prepare-dokument.md.

Bereiche fuer Metadaten

Gueltige Werte fuer das bereich-Feld: ki, v-dok, sharepoint, bauamt-allgemein, power-platform, n8n, gis, governance, digitalisierung

Weitere Referenzen

• references/sidecar-format.md — JSON-Schema fuer Inbox-Dateien
• references/prepare-dokument.md — Dokumentkonvertierung (Claude multimodal)